Verksamhetsrutiner och ekonomisk uppföljning för stiftelsen Faith Homes of Kenya 2016-11-01

Februari: a) Kassören skickar föregående års bokföring (kassarapport) till revisorn för sammanställning av årsredovisning och bekräftelse av information, som återsändes till kassören. b) Sekreteraren sammanställer och upprättar sin del av förvaltningsberättelsen och överlämnar den till revisorn, som sedan återsänder den till kassören.

April: a) Den keyanska årsredovisningen "Report and Financial Statements for the year" (4-5 ex) skickas från Kenya till den svenska styrelsen. b) Kassören skickar årsredovisningen, förvaltningsberättelsen och uttalande om bekräftelse runt i styrelsen för underskrift (bifoga sändningslista). Returneras till revisor för upprättande av revisionsberättelse.

Maj: a) Kassören skickar deklarationen till Skatteverket. b) Styrelsen mottar årsredovisningen, förvaltningsberättelsen, revisionsberättelsen och uttalande om bekräftelse av revisorn inför årsmötet. c) Årsmötet hålls. Styrelsen beslutar enligt revisorns rapport. Sekreteraren skickar protokollet till justeringsmännen för underskrift som sedan sänder det till kassören. d) När årsmötesprotokollet återkommit till kassören skickas följande dokument till Länssstyrelsen i Västra Götaland:

     - Kopia på Förvaltningsberättelsen                      - Kopia på Revisionsberättelse, Årsredovisning och Uttalande om bekräftelse         -Kopia på Årsmötesprotokollet           

     - Kenyanska "Report and Financial Statements for the year"         - Ändringsanmälan för styrelse och suppleanter

e) Kassören skickar till revisorn: - Protokoll från årssammanträdet                    - Kenyanska "Report and Financial Statements for the year"

November: a) Styrelsemöte           b) Sekreteraren sänder Protokollet till justeringsmännen för underskrift, som vidarebefordrar det till kassören.

c) Kassören skickar kopia på Protokollet till revisorn.

Återkommande under året:

- Kassören sänder till Kenya den 5:e och den 17:e i varje månad en lista på de som donerat gåvor.

- Kassören gör bokföring   över inkomster och utgifter och ger den till revisorn den 4:e varje månad.

- Kassören för den 7:e varje månad över donationspengarna till Faith Homes of Kenyas konto i Nairobi genom Sparbanken i Asarum.

- Revisorn gör månadsavstämning inför översändandet av medel till Kenya.

- Revisorn gör inför varje styrelsemöte en sammanställning av den aktuellla situationen för ekonomin.